De Bogdan Mihai IONITA
Prezentul articol doreste sa prezinte necesitatea managementului documentelor, cu referire la câteva programe recomandate mai ales utilizatorilor de CAD. Referirile se fac la produsele firmei CYCO si pentru ca ele sunt practic cele mai raspândite, acoperind cu succes zona utilizatorilor de PC-uri.Necesitatea managementului proiectelor complexe asistate de calculator
Odata cu informatizarea ce are loc în zilele noastre în cadrul societatilor de diverse profile a crescut si numarul de documente (fisiere) digitale. Daca pentru prima perioada ce urmeaza implementarii tehnicii de calcul în activitatea curenta problemele vor fi numai de natura adaptabilitatii la noua situatie si de a gasi modul cum se comunica cu noua interfata, în curând (probabil cel mai târziu în câteva luni) vor aparea problemele legate de gestiunea documentelor. Astfel, pe lânga numarul tot mai mare de documente create cu ajutorul computerelor, documente ce trebuie gestionate cât mai eficient (este ceva ce se cere totusi computerului, nu-i asa ?), probleme apar si datorita multitudinii de standarde (formate) ale fisierelor.
Problema rezolvarii cât mai eficiente a gestiunii documentelor proprii este o problema asupra careia este bine sa reflectati un pic. Fata de metodele clasice de lucru (daca nu cumva între timp, „clasic" a devenit computerizat pe la altii !) computerul va pune la dispozitie instrumente de a lucra mai rapid si mai ordonat. A nu utiliza aceste instrumente înseamna sa pierdeti mult timp inutil, ramânând în urma celor ce stiu s-o faca.
Nici macar dimensiunile companiilor nu-i sperie pe ofertantii de programe de gestiune a documentelor. Asta deoarece problema organizarii începe de la companii ce au achizitionat primul lor computer, continua cu companiile ce au integrat mici retele de computere, si atinge si pe cea a companiilor multinationale cu sedii pe mai multe continente si care trebuiesc conduse centralizat, cunoscând toate documentele realizate de toate filialele, implicând deci o legatura la o baza de date comuna gestionata prin Internet. Pentru toate aceste situatii exista solutii de organizare a fluxuluii documentelor în cadrul companiei.
Din diversitatea de situatii ce pot aparea în practica, voi încerca sa prezint, datorita specificului revistei, dar si prin specificul activitatii mele curente, modalitatea de management al proiectelor complexe asistate de calculator. Specificul unui astfel de proiect este ca managerul sau are de gestionat o multitudine de tipuri de documente provenite de la colaboratorii sai. Astfel proiectul va contine:
- fisiere de tip text;
- foi de calcul;
- baze de date;
- fisiere de grafica vectoriala: desene AutoCAD (*.dwg), Corel (*.cdr), etc
- fisiere de grafica bitmap generate computerizat (*.pcx, *bmp, *.jpg, …) si fisiere rezultate din imagini scanate
Aceste fisiere trebuiesc apoi gestionate în vederea reutilizarii lor cât mai mult posibil spre a beneficia de avantajele lucrului computerizat. La aceasta diversitate de tipuri de fisiere va trebui luata în considerare si posibilitatea utilizarii a mai multor programe si a mai multor sisteme de operare (DOS, Windows 3.x, Windows 95, Windows NT, Mac, IBM OS2).
De exemplu, dintr-un studiu realizat în SUA pentru domeniul CAD, a rezultat urmatoarea statistica:
- 40% din desene realizate pe cale clasica (planseta);
- 30% din desene sunt prelucrari din desene vechi realizate pe cale clasica, urmate de o scanare, o vectorizare si apoi prelucrari ulterioare cu programe de grafica vectoriala;
- 30 % desene complet computerizate.
Având în vedere aceste elemente, pentru o buna gestionare a documentelor ce compun proiectele realizate în cadrul societatilor, trebuie implementata o metodologie de gestiune a acestei impresionante cantitati de informatii, ce va avea în vedere posibilitatea de a stoca, arhiva documentele având în vedere standardele de firma, apoi de a le cauta dupa diverse criterii (denumire proiect, denumire document, data realizarii, proiectant, cuvinte cheie, etc), de a le dezarhiva, edita, modifica, tipari si în final de a le introduce înapoi în arhiva. Toate aceste operatii trebuiesc efectuate respectând standarde de securitate maxima în ceea ce priveste stocarea documentelor si accesul la ele.
O alta situatie în care magementul documentelor este necesar este chiar în timpul creeri documentelor, mai ales atunci când se lucreaza în echipe mari, raspândite pe o zona mare. Este esential ca în orice moment sa se cunoasca unde sunt disponibile documentele si mai ales, care este ultima versiune.
Solutiile actuale de rezolvare a problemelor ce apar în activitatea de management al proiectelor complexe asistate de calculator cuprind rezolvarea etapelor caracteristice:
- scanarea pentru documente existente pe hârtie;
- vectorizare pentru prelucrari vectoriale ulterioare;
- editare documente;
- arhivare;
- gestiune documente;
Pentru toate aceste etape exista echipamente specializate si programe specializate. În cele ce urmeaza (vezi articolele din sectiunea de prezentari AutoManager Organiser si AutoManager WorkFlow) voi prezenta realizarile din domeniul managementului documentelor ale firmei CYCO Software BV (Olanda), un dezvoltator extrem de puternic de soft de gestiune al documentelor atât pentru mediul AutoCAD al Autodesk-ului, dar si pentru MicroStation al companiei Bentley.
Înainte de a trece la prezentarea anuntata as dori sa reliefez înca doua aspecte legate de acest domeniu. Primul dintre ele se refera la existenta a mai multor firme ce îsi împart piata programelor de gestiune a documentelor (vezi si Autodesk WorkCenter, etc). La alegerea unei solutii de implementare a managementului documentelor în cadrul firmei dumneavoastra trebuie avute în vedere cât mai multe variante pentru a alege pe cea mai convenabil. Al doilea aspect este legat de încercarea de a realiza gestiunea documentelor în cadrul firmei cu forte proprii, atingând astfel dilema „buy or build ?". Având în vedere preturile programelor de piata, consider ca balanta înclina catre „buy", deoarece efortul depus pentru realizarea unui program comparabil cu cele realizate de marile case de soft nu este justificat pentru o singura utilizare. De aceea, este de preferat un soft comercial cu posibilitate de personalizare si adaptabilitate la situatia concreta a utilizatorului, lucru care nu mai constituie astazi o problema.
Dintre solutiile oferite de CYCO utilizatorilor de AutoCAD pe piata româneasca remarcam doua produse: AutoManager Organizer si AutoManager WorkFlow.
Produsele se disting prin gradul de acoperire, prin solutiile oferite, prin adresabilitate si prin facilitatile oferite. Astfel, modulul AutoManager Organizer constituie cel mai simplu sistem de gestiune al desenelor în format AutoCAD, ce se adreseaza proiectantilor, prin faptul ca se instaleaza si ruleaza sub AutoCAD. La polul opus se afla AutoManager WorkFlow, sistem mult mai complex de gestiune, capabil sa gestioneze o multitudine de tipuri de documente (vezi prezentarea), putând rula în mod independent de prezenta pe sistem a AutoCAD-ului. Evitând prezenta acestuia, AutoManager WorkFlow poate fi astfel utilizat de persoane fara cunostinte de AutoCAD, ce pot în acest fel sa deschida fisiere desen (*.dwg), sa efectueze adnotari, corecturi asupra lui, sa-l trimita înapoi la proiectant , sa-l tipareasca, etc. Datorita acestor prime facilitati deducem ca adresabilitatea sa este diferita în cadrul organizarii firmelor, el recomandându-se a fi utilizat de persoane cu rol de control si aprobare a documentelor, adica managerilor.
Ambele programe ruleaza atât sub DOS cât si sub Windows. Totusi, conform datelor de prezentare, implementarea sub Windows este superioara celei sub DOS la ambele produse în ceea ce priveste functiile oferite.
Pentru a avea o imagine de ansamblu, voi face în sectiunea prezentari o descriere pentru AutoManager Organizer sub DOS si pentru AutoManager WorkFlow sub Windows.
Articolul a încercat sa prezinte, în mod comprimat, informatii pentru pregatirea implementarii unui sistem de management al proiectelor complexe asistate de calculator. Prin aceasta încercare de analiza a unor solutii foarte populare pe piata informatica româneasca, s-au testat performantele oferite de aceste programe precum si modul în care raspund ele nevoilor de gestiune ale beneficiarilor. Adaugând la informatiile prezentate în acest articol si experienta acumulata în ultimii ani, ma face sa recomand tuturor firmelor ce au demarat o activitate de proiectare asistata de calculator sa aibe în vedere crearea cât mai rapida a unui sistem de gestiune a proiectelor create care sa corespunda dimensiunilor firmei, nevoilor sale de gestiune. Pentru a realiza acest lucru, este nevoie de o analiza atenta a fiecarui caz în parte pentru a-i întelege nevoile si de a alege cu grija o solutie cât mai convenabila. La aceasta va pot fi de ajutor prezentarile din numarul de fata al revistei. Consultarea unor persoane cu experienta în domeniu se va dovedi foarte benefica.