AutoManager WorkFlow 4

De Bogdan Mihai IONITA

Generalitati

Asa cum probabil foarte multi stiu, AutoManager WorkFlow reprezinta solutia cea mai completa pentru managementul documentelor oferita compania Cyco Software. Având deja peste 50.000 de utilizatori în întreaga lume, produsul a suferit mai multe modificari, în prezent livrându-se versiunea a 5-a, ce lucreaza sub sistemele de operare pe 32 biti (Windows 95, Windows NT). Neintrând în posesia acestuia din urma pâna la aceasta data, am utilizat pentru aceasta prezentare versiunea a 4-a, urmând sa facem comentarii asupra noutatilor aduse de versiunea a cincea într-un articol separat.

Ideea de baza ce sta în spatele acestui produs este de a atasa anumite informatii fiecarui document, cum ar fi: numele proiectului caruia îi apartine documentul, numele proiectantului unui desen CAD, etc. Aceste informatii sunt stocate pe „cartelele" AutoManager WorkFlow care sunt atasate fiecarui document. Aceste cartele pot avea un numar nelimitat de câmpuri, definite de utilizator. Utilizând aceste informatii, AutoManager WorkFlow permite usurarea managementului documentelor tehnice aferente realizarii unui proiect.

Performante

La instalarea programului utilizatorul poate efectua link-uri cu patru tipuri de medii CAD (obligatoriu anterior instalate pe sistem): AutoCAD (DOS sau Windows), MicroStation (DOS sau Windows), Generic CADD (DOS) si AutoCAD LT (Windows). Mai mult, în cazul selectarii unui link cu AutoCAD-ul, se poate efectua un link si cu una din urmatoarele aplicatii verticale: Softdesk Core 7, AdCADD Civil/Survey Cogo Module V12.1 (Softdesk), Rebis AutoPlant V13, Genius Mechanical Engineering V12.1/13, Softdesk CAD Overlay ESP V7 si LandCADD Landscapa Architecture V12. Link-ul ofera posibilitatea pornirii automate a aplicatiei selectate direct dintr-o fereastra AutoManager WorkFlow. Instalarea se efectueaza în mod facil, rezultatul fiind crearea unui grup nou, în care gasim trei module: „AutoManager WorkFlow", „Environment Builder" si „Compare Tool".

Utilizând AutoManager WorkFlow în activitatea de gestiune a documentelor, se poate beneficia din plin de facilitatile oferite de acest performant program, dintre care, în principal, am remarcat:

• gasirea rapida a documentelor: AutoManager WorkFlow stocheaza documentele, indiferent unde se afla acestea pe discurile computerului utilizatorului sau într-o locatie specifica ale unei retele, într-un director logic. Aceasta înseamna ca AutoManager WorkFlow „stie" unde se afla stocat fiecare document. Suplimentar, functiile de cautare si selectare ale sale permit realizarea de importante economii de timp.
• crearea de noi documente într-o maniera mult mai organizata: Când se creeaza un nou document utilizând AutoManager WorkFlow, se pot atasa informatii aditionale documentelor dar si porni automat aplicatia externa cu care se doreste crearea documentului. În acest fel documentele vor avea deja atasate informatii în propria baza de date.
• transferarea documentelor existente în structuri bine definite de management cu ajutorul functiei de import în baza de date cu documente ce se doresc a fi gestionate;
• existenta unui Navigator: navigatorul este un nou utilitar pentru gasirea si selectarea documentelor. El listeaza documentele într-un mod ierarhic asa cum reiese din figura.
• managementul si controlul modificarilor aduse documentelor. Atunci când AutoManager WorkFlow este instalat pe un sistem, se acceseaza documentele prin propriul sistem de management al documentelor. Acest lucru implica stocarea informatiilor despre modificarile documentului si revizii;
• managementul tuturor documentelor: desene CAD, documente text, foi de calcul si imagini raster; AutoManager WorkFlow suporta o larga varietate de aplicatii externe, permitând utilizatorilor continuarea lucrului cu aplicatiile CAD sau de foi de calcul favorite odata cu cresterea performanta a managementului documentelor. De asemenea, AutoManager WorkFlow este dotat cu viewer-e pentru peste 130 de formate de fisiere, dintre care am remarcat: vectoriale (AutoCAD DWG, DXF si slide-uri pâna la R13, MicroStation DGN, HPGL), table (Lotus, dBASE, Excel), raster (Windows & OS/2 bitmap, PCX, RLE, TGA, GIF, TIF, JPEG, etc), text (WordPerfect 6.0, Word 6.0), Windows Metafiles. Deosebit de puternic este viewer-ul de desene AutoCAD, ce permite vizualizarea desenelor împreuna cu comenzile AutoCAD zoom, pan ,view, layer (controlul vizibilitatii layer-elor din desen), blocks (prezentarea blocurilor din desen), text styles ( a stilurilor de text), bascularea între model space/paper space.
• partajarea informatiilor în cadrul grupurilor de lucru, controlul dezvoltarii documentelor proiectelor, evitarea crearii de duplicate prin monitorizarea status-ului documentelor, supervizarea dezvoltarii lor de-a lungul desfasurarii unui proiect.
• posibilitatea de a arhiva documentele, iar atunci când este nevoie de un document arhivat, se poate extrage si documentul si datele aferente;
• selectarea de documente pentru anumite operatii, cum ar fi: tiparire, transmiterea lor într-o alta locatie, sau stergerea lor;
• securitatea totala privind accesul la documente, cu cinci nivele de acces, fiecare nivel permitând un anumit numar de operatiuni posibil de efectuat. Cele cinci nivele sunt: supervisor, manager, editor, user si viewer. Tipurile de acces sunt stabilite de user-ul cel mai puternic, care este user-ul supervisor. La pornirea pentru prima data a programului se permite accesul fara parola al unui supervisor pe nume „system". Dupa aceea, el poate crea conturi de acces (nume, parola, tip acces), poate modifica functiile ce sunt accesibile fiecarui tip de acces, etc.
• implementarea tehnologiei „BriefCase" similara celei oferite de Windows 95, ce ofera o metoda sigura si eficienta de schimb de documente cu alte situri. Documentul „calatoreste" în BriefCase, care retine nu numai documentele dar si informatiile atasate din baza de date, adnotarile, etc.
• posibilitatea de a crea rapoarte referitoare la documente. Rapoartele se tiparesc si includ pe lânga document informatii suplimentare din baza de date. Aceasta facilitate este implementata numai în versiunea Windows.
• posibilitatea de a efectua adnotari pe fisiere, fara a schimba documentul, caracteristica extrem de utila pentru persoanele cu functii de manageri sau verificatori, care nu trebuie sa cunoasca utilizarea a zeci de programe aplicative, ci numai AutoManager WorkFlow pentru a putea deschide practic orice tip de fisier si a putea face corecturi si a da indicatii. Corecturile vor aparea într-un layer nou, usor de controlat de catre proiectant. Un exemplu de astfel de corectura se poate vedea din figura
• posibilitatea de a tipari documentele, incluzând si corecturile. Setarile pentru tiparire includ calitatea, vederea de tiparit, scara de tiparire, asa cu se vede în figura.
• posibilitatea de a personaliza complet interfata cu utilizatorul pentru a fi adaptata nevoilor locale. Acest lucru se efectueaza prin modulul „Environment Builder". Se poate crea o personalizare a modului de stocare a documentelor, a informatiilor ce urmeaza a fi atasate documentelor pentru as corespunde standardelor locale. Pot fi adaugate câmpuri noi, pot fi dimensionate zonele de afisare, se pot atasa butoane pentru accesul la alte programe externe, etc.
• compararea, între ele, documentelor tip CAD sau raster si evidentierea diferentelor dintre ele. Aceasta operatie este posibila prin intermediul modulului „Compare Tool". Rutina poate fi extrem de utila pentru analiza diverselor versiuni ale aceluiasi desen. AutoManager WorkFlow permite evidentierea entitatilor adaugate, sterse si neschimbate;
• asigurarea suportului pentru AutoCAD R13, prin optimizarea vitezei viewer-elor, acuratetea recunoasterii entitatilor de tip multi-linie, elipse, etc.
• posibilitatea de a efectua dezvoltari, utilizând limbajul BaseLISP propriu.

Cerinte hardware si software

Pentru a instala si rula AutoManager WorkFlow este nevoie de:

• PC cu un procesor 486/Pentium, 8Mb RAM, o unitate CD-ROM pentru instalare, spatiu pe disc 20 MB, Microsoft Windows 3.1 sau superior, DOS 5.0 sau superior;
• Pentru lucru în retea, AutoManager WorkFlow poate lucra în urmatoarele retele: Novell Netware 286/386, Netware Lite, PCNFS, LANtastic sau marea majoritate a sistemelor de retele ce suporta sistemul de blocare a fisierelor DOS 3.

(C) Copyright Computer Press Agora