De Ioan PARASCHIVESCU
Acest nou produs software din categoria Sisteme de Management al Documentelor (DMS), apreciat la CeBIT ‘96, utilizeaza tehnica Relational Hyper Linking (RHL) si ofera doua lucruri deosebite: o extrem de facila tehnica de navigatie vizuala si o sofisticata baza de date relationala, combinate într-un singur produs software de o flexibilitate deosebita.Costurile spatiilor de depozitare si ale asigurarii conditiilor de temperatura si umiditate optime ale documentelor pe suport hârtie, de asemenea, preturile din ce în ce mai reduse ale echipamentelor, ale mediilor de memorie de masa si ale produselor software de management al documentelor si nu în ultimul rând, necesitatea de a se obtine rapid documente din depozite împrastiate într-o zona geografica întinsa, sunt doar câteva din motivele care ne fac sa credem ca arhiva computerizata de documente este solutia zilelor noastre.
HyperDoc este o aplicatie a scrisa sub Microsoft Access, destinata unui management eficient al documentelor. Documentele ce intra în sistemul de arhivare computerizata pot fi manevrate într-o forma grafica si alfanumerica. O arhiva clasica pe suport hârtie este preluata în arhiva computerizata prin scanarea documentelor respective.
Sistemul utilizeaza o asa-numita „tehnica de hyperconectare" (linking) pentru structurarea si accesarea documentelor arhivei. Aceasta metoda pune la dispozitie un mod foarte eficient si intuitiv de navigatie într-un noian de documente, indiferent de formatul si marimea în care sunt depozitate în arhiva computerizata.
Usurinta cu care se învata - si acesta este unul din punctele sale forte - si se foloseste HyperDoc permite si unui nespecialist în informatica, dar specialist în domeniul sau de activitate, sa gaseasca gestioneze cu usurinta documentele de care are nevoie.
Documentul HyperDoc este mai mult decât un fisier, astfel, fiecare document este compus dintr-o înregistrare în baza de date (un numar de câmpuri cu informatii) si o conexiune la fisierul de pe disc care contine documentul în speta. Fiecare document trebuie asociat cu un fisier, dar fiecare fisier poate fi conectat cu mai multe documente.
Orice document este descris prin urmatoarele câmpuri de date:
Cu toate ca documentul obiect pastreaza numai o conexiune la fisier, HyperDoc asigura un mijloc de gestionare a fisierelor document. În functie de optiunea aleasa, fisierele sunt copiate sau mutate din locatia lor originala în directorul special selectat (numit directorul document). Directorul ‘sursa’ implicit este numit directorul I/O.
Ecranul HyperDoc contine doua ferestre principale: fereastra Microsoft Access si fereastra HyperViewer. Datele documentului, cum ar fi nume, categorie, descriptie, software de monitorizare si separat de editare, ca si toate celelalte casete (forms) de date sunt prezentate în fereastra MS Access. Fereastra HyperViewer afiseaza imaginile documentelor si pune la dispozitie asa-numita „hyper-navigatie" printre documente, prin plasarea unor spot-uri de diferite forme si culori pe suprafata acestora.
Vederi: Pentru fiecare document se poate defini o vedere (view). Vederea este o parte de detaliu a imaginii documentului ce este afisata în fereastra HyperViewer. În acest fel este posibila depozitarea ca fisiere pe disc a vederilor, pentru accelerarea procesului de afisare. De multe ori poate fi utila crearea a doua sau mai multe documente bazate pe acelasi fisier-imagine, dar cu diferite vederi.
Relationari între documente: Principiul de baza al HyperDoc este actionarea unui mecanism pentru definirea si utilizarea relatiilor (conexiunilor) între documente. Într-o aplicatie simpla, acest mecanism poate fi structura ierarhica, dar este posibil sa se utilizeze orice alt tip de conexiune între documente. Relationarea este pusa în evidenta prin mijlocirea unor spot-uri si link-uri.
Spot: este un obiect grafic definit pe o imagine document. Exista diverse forme geometrice disponibile pentru definirea unui spot - dreptunghi, poligon, cerc, icon, text etc.
Fiecare spot este înzestrat cu propriile atribute de prezentare, cum ar fi culoare, tip de hasura, transparenta etc. Orice spot este definit pe suprafata documentului numit document de baza pentru acel spot, adica fiecare spot apartine documentului sau de baza.
Link: este un obiect care defineste relatia dintre spot si asa-numitul document tinta. Mai multe documente tina pot fi conectate la un singur spot - asta înseamna ca exista mai multe link-uri definind aceste conexiuni.
Document de baza: Fiecare document HyperDoc are cel putin un document de baza (exceptie face documentul radacina), adica este conectat (link) cu documentul sau de baza printr-un spot corespunzator. În consecinta, documentul de baza trebuie sa fie un document HyperViewer.
Este posibil ca un document sa aiba mai mult decât o baza si ca documentul sa fie baza pentru el însusi.
Document fila (leaf): Documentul fila este un document care nu are nici un spot definit pe suprafata lui. Documentul fila poate fi de orice tip. El este prelucrat utilizând un software de monitorizare (viewer) sau de editare, în functie de extensia acestuia si poate fi deschis automat sau explicit, corespunzator optiunilor setate de catre utilizator.
Documentul radacina: Un document într-o structura completa trebuie sa fie marcat ca „radacina". Acesta este un document de la care începe „rasfoirea". Pentru structura ierarhica, acesta este radacina naturala a arborelui documentelor.
Atasarea si conectarea (linking): Ca sa se adauge un nou document la o structura de documente trebuie efectuati doi pasi: atasarea si conectarea. Atasarea înseamna crearea unui nou document având la baza fisierul specificat si depozitarea lui în baza de date. Pe de alta parte, conectarea înseamna insertia documentului în structura de documente. Acesti pasi pot fi facuti simultan, sau separat (comanda Attach & Link... sau comenzile Attach... si Link...). Documentele depozitate în baza de date, dar nu în structura, sunt numite documente neconectate (unlinked).
Istoria accesului documentelor
HyperDoc pune la dispozitie informatii despre documentele deja examinate de catre un anumit utilizator. Istoria înregistreaza documentele revazute de catre un utilizator dat. Folosind istoria, oricine poate merge înapoi la documentele examinate anterior. De asemenea, el poate revedea o lista istorica completa, poate alege doar unul din documente sau poate marca pe cele interesante pentru a scoate la imprimanta un raport. Aceasta istorie este salvata între sesiuni, astfel ca dupa ce se intra din nou în sistem, utilizatorul este plasat în situatia în care a parasit sesiunea.
Baza de date HyperDoc poate contine mii de documente. Deoarece fisierele raster sunt adesea voluminoase, sistemul va trebui sa posede o mare flexibilitate pentru a permite relatii între documente, în mod convenabil ca timp de prelucrare. Pe de alta parte, este nevoie de o organizare adecvata pentru a le gestiona efectiv. HyperDoc asigura aceste cerinte prin facilitatile de configurare a bazei de date.
O configuratie HyperDoc este constituita din directoarele bazei de date HyperDoc (baza cu fisiere raster, input/output, vederi), câmpurile cu descriptiile utilizatorului si alti parametri setup ai bazei de date, inclusiv modul de operare.
HyperDoc opereaza cu dispozitive de memorie de masa (hard disk sau discuri optice) si utilizeaza un numar de directoare definite de utilizator. Se disting trei tipuri de directoare:
Desenele deja atasate la o baza de date sunt depozitate în directoarele fisierelor raster. Pot fi folosite mai multe directoare pentru depozitarea desenelor unei singure baze de date. Directoarele fisierelor raster pot fi localizate pe diferite tipuri de dispozitive de memorare si diferite drive (a:, b:, c:, d:,..., n:). HyperDoc cunoaste unde este depozitat fiecare desen al bazei de date si cum sa-l acceseze. Directoarele fisierelor raster includ specificarea drive-ului pe care directoarele sunt localizate initial, dar alocarea drive-ului nu este fixa. Alocarea drive-ului este logica, aceasta înseamna ca fisierele desen sunt totusi accesibile când disketa sau cartrige-ul sunt localizate pe un alt drive, diferit de cel specificat de un director de fisiere raster dat. Utilizatorul poate adauga sau schimba directoarele fisierelor raster pentru a defini orice configuratie a HyperDoc.
Directorul curent al fisierelor raster specifica unde sunt depozitate desenele care au fost asignate bazei de date.
În orice moment numai un director pentru fisiere raster este declarat curent.
Un director input/output semnifica întotdeauna directorul implicit în care sunt localizate desenele ce vor fi atasate sau importate în baza de date. Tot aici vor fi copiate, pentru a fi regasite, desenele care sunt exportate din baza de date si unde vor fi mutate, pentru a nu fi pierdute, desenele care sunt sterse din baza de date.
Directorul curent al vederilor specifica unde sunt depozitate fisierele vederilor. Directorul curent al vederilor este referit ori de câte ori o vedere de detaliu (zoom view), definita anterior, necesita a fi afisata sau când o noua vedere de detaliu se cere a fi salvata.
HyperDoc ofera functii de alegere a directoarelor vederilor curente si input/output, pentru a raspunde cerintelor exploatarii curente.
Directoarele bazei de date pot fi diferite sau chiar aceleasi, vederile pot fi separate de fisierele desenelor originale sau pastrate împreuna cu acestea. Astfel sunt posibile diferite moduri de organizare a bazei de date. Organizarea recomandata pentru o baza de date voluminoasa este ca fisierele desen sa fie depozitate pe discuri optice, în timp ce imaginile sa fie pastrate pe hard disk, care este totdeauna on-line si de fel mai rapid decât discurile optice. O astfel de configuratie asigura o înalta securitate a datelor si o foarte rapida examinare a documentelor.
Parametrii de sistem: Unii parametri de sistem sunt generali, adica sunt comuni pentru toti utilizatorii bazei de date. Altii sunt unici pentru fiecare utilizator. Parametrii generali ai sistemului sunt stocati în tabelul Configuration. Cei mai importanti sunt:
Parametrii specificati de utilizator sunt: directorul I/O; directorul curent al documentului; directorul vederilor (views); dimensiunile si pozitiile ferestrelor.
HyperDoc foloseste mecanismul standard de protectie al produsului software MS Access pentru a controla drepturile de acces. Dar HyperDoc merge mai departe si adauga alte niveluri de securitate atunci când se acceseaza documente. Acesta permite setarea drepturilor de acces pentru fiecare utilizator, la nivelul fiecarui document.
Exista patru niveluri pentru drepturi de acces posibile:
Dreptul de acces se aplica numai documentului original, câmpurile din baza de date ce însotesc fiecare document nu sunt protejate de catre mecanismul de securitate al produsului software HyperDoc.
Fiecarui document îi este asignata o clasa de securitate. O clasa de securitate nula înseamna ca toti utilizatorii bazei de date au acces integral la document. Alte documente - acelea care au asignata o anumita clasa de securitate - sunt accesibile numai acelor utilizatori carora le-a fost acordata permisiunea pentru acea clasa.
Când documentele sunt atasate bazei de date, utilizatorul poate alege clasa de securitate pentru fiecare document nou intrat. Dupa selectarea fisierului de atasat, este afisata o noua caseta de dialog în care cei interesati pot selecta clasa de securitate alegând dintr-o lista sau pot asigna o clasa de securitate nula.
Clasa de securitate a documentelor poate fi schimbata ulterior, în concordanta cu restrictiile de securitate. Numai acei utilizatori care au acces integral la documentul dat pot schimba clasa lui de securitate.
Numai administratorii bazei de date pot stabili drepturile de acces ale utilizatorilor la o clasa de securitate si pot defini noi clase de securitate.
Desenele scanate afisate în HyperDoc pot fi tiparite pe hârtie folosind orice dispozitiv, imprimanta sau ploter, care este admis de Windows ca imprimanta grafica. Acesta poate folosi un driver Windows standard, driver pus la dispozitie de fabricantii de printere / plottere sau un driver dezvoltat de catre TSL pentru dispozitivele raster selectionate, cum ar fi CalComp DrawingMaster si compatibile CCRF, plottere JDL matrix si termice, Houston Instrument JetPro, seria Roland LTX, compatibile Versatec CadMate si V110.
HyperDoc poate produce în mod eficient planuri la orice marime admisa de dispozitivul de iesire. Tiparirea este totdeauna efectuata utilizând întreaga gama de date privind rezolutia fisierelor desenelor scanate, scalate la dimensiunile cerute.
Într-un sistem HyperDoc, printr-o extensie a acestuia, în afara de desene si documente, se pot conecta la fel de bine chiar înregistrari dintr-o baza de date. Baza de date HyperDoc se poate extinde în doua moduri. Se pot conecta înregistrari ale unor baze de date la un spot de pe document si se pot conecta documente HyperDoc la înregistrari din baze de date.
Dupa o configurare corespunzatoare, utilizatorul va putea face dublu-clic pe un spot ca sa vada, într-o caseta (form) speciala, o anumita înregistrare din baza de date. De asemenea, prin actionarea unui buton special de pe caseta, utilizatorul poate vedea un document asignat la o înregistrare particulara.
HyperDoc este un sistem foarte complet de administrare a documentelor. Totusi, se poate dori sa se mearga dincolo de ce HyperDoc ofera implicit, extinzând si personalizând (customising) aceste posibilitati cu noile cerinte. Se pot adauga unele extra-tabele cu câmpuri de date suplimentare, care sa fie conectate la tabelele standard si care vor face o descriere mai bogata a documentelor, sau poate sa existe baze de date proprii cu documente care trebuie sa fie atasate la baza de date HyperDoc. Toate aceste lucruri pot fi efectuate prin HyperDoc Application Programming Interface (API). HyperDoc Application Programming Interface utilizeaza Macro-uri si functii create pentru dezvoltarea si personalizarea sistemului, raspunzând astfel cerintelor specifice ale utilizatorilor.
HyperDoc este utilizat cu preponderenta în aplicatii care cer manevrarea unui mare numar de documente stocate în arhive computerizate, în domenii cum ar fi:
De exemplu, utilizatorul alege o cladire printr-un dublu-clic pe spot-ul acesteia de pe planul unui cartier;
Dupa aceea, poate gasi foarte simplu planul unui nivel prin dublu-clic pe spot-ul nivelului de pe profilul cladirii.
Apoi, la fel de simplu, poate gasi toate documentele ce se refera la o camera, activând spot-ul camerei de pe planul nivelului.
În acelasi timp poate, fara nici o restrictie, sa utilizeze cautarile de tip relational pentru a obtine un raport al tuturor camerelor ocupate de un client anume.
Cerinte software si hardware: minim 80386SX sau mai performant; 4 Mb RAM (8 Mb recomandabil); 2 Mb spatiu liber pe disc (4Mb când se instaleaza Microsoft Access run-time); mouse sau alt dispozitiv de punctare acceptat de Windows; EGA, VGA; MS-DOS versiunea 3.1 sau mai nou; Windows versiunea 3.0 sau mai nou.
Nivelul de pret este de 1500 de dolari si depinde de platforma aleasa, modulele achizitionate si numarul de licente.
Daca utilizator nu are MS Access, atunci va putea achizitiona HyperDoc cu Microsoft Access run-time, care se poate livra odata cu licenta HyperDoc, fara cheltuieli suplimentare si va avea toate functiile Microsoft Access, dar va functiona în mod transparent pentru utilizator.